Pražská plynárenská Servis distribuce, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO 47116471, se sídlem U plynárny 1450/2a, Michle, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou B 1878 (dále jen „my“ nebo „PPSD“), je správce Vašich osobních údajů, což znamená, že určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování Vašich osobních údajů a odpovídá za něj.

Rádi bychom Vám v této Informaci o zpracování osobních údajů (dále jen „Informace“) poskytli přehledné a srozumitelné informace o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje, o jejich kategoriích, rozsahu a účelu, pro který jsou zpracovávány, o zdroji, ze kterého jsou Vaše osobní údaje získávány a o osobách, kterým jsou Vaše osobní údaje předávány. Naleznete zde také informace o Vašich právech v oblasti zpracování osobních údajů.

Informace v tomto dokumentu platí pro fyzické osoby poskytující osobní údaje, především pro zákazníky či dodavatele PPSD, ale v přiměřené míře se uplatní rovněž pro potenciální zákazníky či potenciální dodavatele (tj. osoby, se kterými jsme doposud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu) a na zákazníky či dodavatele bývalé, jejichž údaje stále můžeme za určitých podmínek zpracovávat. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na rodinné příslušníky či zástupce zákazníků.

Jsme členem koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 60193492, se sídlem Národní 37, Praha 1 - Nové Město, PSČ 110 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou B 2337 (dále jen „PPAS“) a poskytujeme komplexními službami v oblasti výstavby, servisu, oprav a údržby veškerých plynárenských zařízení, působíme i v oblasti tzv. odběrních plynových zařízení a průmyslových plynovodů a poskytujeme i další služby s tím související. Více informací o našich činnostech naleznete na webových stránkách www.ppsd.cz Pokud zde nenajdete odpovědi na své dotazy, které se týkají osobních údajů, nebo chcete některé informace podrobněji vysvětlit, můžete nás kontaktovat:

• e-mailem: info@ppsd.cz
• telefonicky na: +420 272 766 700; +420 267 175 401
• osobně v sídle naší společnosti
• poštou na adresu U plynárny 1450/2a, 140 00 Praha 4

Nepodaří-li se Vám vyřešit Vaši záležitost prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů můžete kontaktovat také našeho pověřence pro ochranu osobních údajů, a to e-mailem na poverenec@ppas.cz.

Při zpracování osobních údajů respektujeme a ctíme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů, přičemž dodržujeme zejména následující zásady:

• osobní údaje zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;
• shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
• rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a omezený pro naplnění stanovených účelů;
• jsou přijata veškerá rozumná opatření, abychom zpracovávali výhradně přesné a aktualizované osobní údaje a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;
• osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány;
• zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

Pro účely, které jsou popsány dále v této Informaci, zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, údaje o dokladech totožnosti, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, u fyzické osoby podnikatele i obchodní firmu či dodatek připojený ke jménu, sídlo podnikání a IČO;
• elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, fax, e-mailová adresa, ID datové schránky;
• další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy: číslo bankovního účtu, spojovací číslo SIPO, výše plateb a případně další takové údaje;
• další osobní údaje poskytnuté zákazníkem či dodavatelem ve smluvních či v jiných dokumentech, při jednáních a při využívaní služeb PPSD, např. údaje o místě a rozsahu plnění, včetně informací o odběrných místech apod.;
• informace o bonitě a důvěryhodnosti: záznamy o spotřebitelské historii a plnění platebních povinností, a to včetně informací z veřejných rejstříků;
• kamerové záznamy z kamer umístěných v sídle PPSD;
• záznamy telefonických hovorů na kontaktním centru a informace z těchto záznamů.

Vaše osobní údaje získáváme zejména:

• od Vás na základě Vašich žádostí a v rámci jednání o uzavření smlouvy; při telefonické komunikaci (především telefonické ohlašování poruch a závad na plynovém zařízení): monitorujeme a zaznamenáváme Vaše hovory, a to za účelem splnění smlouvy, ochrany našich práv či zvyšování kvality služeb; o této skutečnosti jste vždy předem informováni; nebo při osobní nebo písemné komunikaci s Vámi, včetně komunikace emailem;
• od třetích osob oprávněných s Vašimi osobními údaji nakládat a předat nám je při splnění stanovených podmínek;
• z veřejně dostupných zdrojů, zejména ze sociálních sítí a internetu, pokud údaje sami zveřejníte; z veřejných rejstříků, zejména z katastru nemovitostí, z obchodního rejstříku, nebo insolvenčního rejstříku;
• z vlastní činnosti při hodnocení údajů, které nám poskytujete v souvislosti s využíváním našich služeb.

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění účelu můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiné účely, než pro které byly shromážděny. Rovněž o těchto jiných účelech Vás informujeme níže v této kapitole.

• pro účely uzavření smluv, pro účely plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli, a při vyřizování Vašich žádostí,
• pro účely našich oprávněných zájmů.

Pro účely uzavření smluv, pro účely plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli, a při vyřizování Vašich žádostí?

Zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely související s plněním smluvních závazků obou smluvních stran, zejména pro účely platného uzavření, změny a ukončení smluv, a související fakturace, reklamace a komunikace. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy smluvním požadavkem.

Pro tyto účely jsou zpracovávány v zásadě veškeré osobní údaje, které o Vás zpracováváme (viz výše kapitola III. této Informace), výjimkou jsou například kamerové záznamy. Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání příslušné smlouvy a dále po dobu, dokud nejsou vypořádány závazky z těchto smluv.

Pro účely našic oprávněných zájmů

Pro účely našich oprávněných zájmů je možné zpracovávat osobní údaje tam, kde je potřeba chránit majetek, život a zdraví nebo o právo vymáhat naše oprávněné nároky.

Jedná se o následující oprávněné zájmy PPSD:

-Ochrana majetku, života a zdraví zaměstnanců, zákazníků a osob vstupujících do našich objektů. Za tímto účelem jsou v sídle PPSD nainstalovány kamerové systémy. O umístění kamer je zákazník vždy informován informačními cedulemi při vstupu do sledovaného prostoru. Kamerové záznamy jsou uchovávány nejdéle po dobu 72 hodin. V případě nutnosti mohou být kamerové záznamy předány orgánům činným v trestním řízení. Mimo tento účel nejsou kamerové záznamy nijak zpracovávány ani jinak využívány.

-Vymáhání pohledávek nebo obhajobu našich právních nároků. Za účelem vymáhání pohledávek nebo obhajobu našich právních nároků zpracováváme v zásadě veškeré osobní údaje, které o Vás zpracováváme (viz výše kapitola III. této Informace), výjimkou jsou například kamerové záznamy. Tyto Vaše osobní údaje předáváme za účelem vymáhání našich pohledávek třetím osobám, jak je blíže popsáno v kapitole VI. této Informace. Tyto osobní údaje uchováváme nejdéle po dobu běhu promlčecích lhůt. V případě zahájení soudního, rozhodčího, exekučního nebo jiného obdobného řízení je dále zpracováváme po dobu tohoto řízení a následně po dobu běhu lhůt pro podání mimořádných opravných prostředků. Pokud je podán mimořádný opravný prostředek, uchovávám tyto osobní údaje také během řízení o tomto mimořádném opravném prostředku.

-Vyřizování požadavků zákazníků či dodavatelů. V souvislosti s poptávkou po našich produktech a službách nebo v jiných případech, kdy se na nás obracíte se svými dotazy a požadavky, zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu, a to abychom tyto Vaše dotazy či požadavky vyřídili. Obracet se na nás můžete zejména prostřednictvím kontaktních údajů uvedených na našich webových stránkách. Pořízené záznamy o vzájemné komunikaci uchováváme po dobu nezbytnou pro vyřízení Vašeho dotazu či požadavku a přiměřenou dobu poté. Tato doba obvykle nepřekročí několik málo měsíců.

-Nabízení produktů a služeb. Pokud jste náš stávající zákazník či dodavatel, můžeme Vás v omezeném rozsahu oslovovat i bez Vašeho souhlasu v souvislosti s nabídkou našich produktů a služeb, které souvisí s produkty či službami, které jste již od nás čerpal, nebo čerpáte. Toto se může týkat rovněž případů, kdy:

• mezi Vámi a naší společností probíhalo jednání o uzavření smlouvy, ale z různých důvodů k uzavření smlouvy nedošlo (odložení záměru, nedostatek peněz apod.); nebo
• případů, kdy v souvislosti se zveřejněním záměrů nejrůznějších staveb využijeme zveřejněných kontaktních údajů za účelem nabídnutí našich služeb.

Takové oslovování může být uskutečněno různými kanály, zejména telefonicky, poštou či elektronickými prostředky (včetně elektronické pošty a textových zpráv). V této situaci zpracováváme Vaše osobní údaje jen v omezeném rozsahu, obvykle jen Vaše identifikační údaje a údaje o elektronickém kontaktu. Doba zpracování odpovídá době trvání smluvního vztahu mezi Vámi a PPSD, resp. trvá jen do Vašeho oslovení. Pokud vznesete proti tomuto zpracování námitku, je takovéto zpracování okamžitě ukončeno.

-Řízení společnosti, výzkumy, vnitřní vyhodnocování a reporting. Pro efektivnější dosažení našich obchodních cílů a přizpůsobení produktů využíváme v omezeném rozsahu Vaše osobní údaje též pro potřeby statistických výzkumů, vnitřní administrativní potřeby, provádění analýz a pro interní reporting v rámci společnosti. Ačkoliv za vstup pro tyto činnosti mohou sloužit též Vaše osobní údaje, výsledky těchto činnosti mají obvykle anonymizovanou podobu. K dalšímu zpracování Vašich údajů v této souvislosti tudíž nedochází.

-Sdílení v rámci koncernu. V omezeném rozsahu může docházet též ke sdílení (a předávání) Vašich osobních údajů jiným společnostem koncernu PPAS, a to pro vnitřní administrativní účely. Tím nejsou dotčena ustanovení zvláštních právních předpisů, která sdílení či předávání osobních údajů zakazují. Ujišťujeme Vás, že všechny společnosti koncernu dodržují srovnatelná pravidla a zásady ochrany osobních údajů, jako dodržuje naše společnost.

Kromě výše uvedeného ve specifických případech můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje pro další účely, jako je například ochrany našich práv či zvyšování kvality služeb prostřednictvím záznamu ze kontaktního centra apod. V takových případech Vás informujeme o zpracování osobních údajů jiným odpovídajícím způsobem.

Jak již bylo v úvodu zmíněno, Vaše osobní údaje zpracováváme jako správci. To znamená, že určujeme účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme a stanovujeme prostředky zpracování. Pro plnění našich právních povinností jsme v některých případech povinni poskytovat Vaše osobní údaje třetím stranám, které jsou také v roli správců osobních údajů.  
Jedná se zejména o následující případy:

-poskytování osobních údajů na vyžádání orgánům činným v trestním, přestupkovém či správním řízení,

-poskytování osobních údajů jiným osobám v rámci uplatnění zákonem stanovených práv a plnění zákonem stanovených povinností.

Zpracováním Vašich osobních údajů můžeme pověřit i třetí osoby – zpracovatele. Zpracovatel osobních údajů je každý, kdo na základě zvláštního zákona nebo pověření či zmocnění správcem zpracovává osobní údaje. V těchto případech je smluvně i regulací garantována stejná ochrana Vašich údajů, jako je tomu ze strany PPSD nebo koncernu PPAS. Takto dochází k předávání Vašich osobních údajů následujícím kategoriím zpracovatelů:

• poskytovatelé IT služeb (zejména společnosti zajišťující správu a servis našich systémů);
• poskytovatelé právních a inkasních služeb či společnosti prověřující důvěryhodnost našich zákazníků či dodavatelů;
• subdodavatelé dílčích činností, které zajišťuje pro naše zákazníky (provádění drobných oprav a servisu zdravotně technické instalace);
• certifikační autority (certifikace společnosti k procesům prováděným na plynových zařízeních).
• poskytovatelé poštovních či kurýrních služeb.

Vaše osobní údaje zpracováváme na území České republiky. Do jiných zemí Vaše osobní údaje nepředáváme.

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí zákazníků či dodavatelů. Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly dobře zabezpečeny a nemohly být zneužity.

Zpracování Vašich osobních údajů může být jak manuální, tak automatizované. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech PPSD, případně v informačních systémech našich zpracovatelů.

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány především příslušnými zaměstnanci PPSD a zpracovatele, kteří k osobním údajům potřebují mít přístup pro plnění svých pracovních povinností a kteří jsou zavázáni k zachovávání mlčenlivosti o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své práce.

Se všemi případnými zpracovateli Vašich osobních údajů vždy uzavíráme písemnou smlouvu upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké jsou dodržovány v PPSD.

Vaše údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:

• Právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které zpracováváme.
• Právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje.
• Právo na výmaz Vašich osobních údajů. Můžete od nás požadovat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, a my tak učiníme v případě, pokud budou naplněny podmínky stanovené právními předpisy.
• Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů. Na vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených, podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji.
• Právo na přenositelnost. V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované, máte právo na přenos takových osobních údajů jinému správci.

Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovány pro účely oprávněných zájmů (blíže část V. Pro jaké účely zpracováváme vaše osobní údaje?). V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. V případě zpracování osobních údajů pro nabídku produktů a služeb zpracování Vašich osobních údajů z tohoto titulu po vznesení námitky neprodleně ukončíme.

Dále bychom Vás rádi informovali, že neprovádíme žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás významně dotýkalo.

Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného příslušného dozorového úřadu.

Seznam členů koncernu Pražská plynárenská a.s.

Koncern Pražská plynárenská a.s. je tvořen následujícími společnostmi:

Pražská plynárenská, a.s., IČO: 60193492;  
Pražská plynárenská Servis distribuce, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 47116471;  
Pražská plynárenská Distribuce, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 27403505;  
Prometheus, energetické služby, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 63072599;  
MONTSERVIS PRAHA, a.s., IČO: 00551899;  
Teplo pro Kbely a.s., IČO: 09783172;  
Teplo pro Prahu, a.s., IČO: 17138558.